Tổ chức tiệc cuối năm chào xuân

Mỗi dịp cuối năm hay chào xuân, các công ty, doanh nghiệp, nhà xưởng đều có dự định tiệc cuối năm (year end party) hay tiệc chào xuân 2018 vừa để tổng kết lại hoạt động, sự phát triển của công ty cũng như tri ân khách hàng cũng như các thành viên đã gắn bó trong quá trình phát triển của công ty.

Vậy để tổ chức một chương trình tiệc tất niên cuối năm  (Gala dinner, tiệc chào xuân) ấn tượng và tiết kiệm chi phí cần phải lên kế hoạch chuẩn bị những gì?

Để chương trình diễn ra thành công và để lại những điểm nhấn thì việc lên kế hoạch chuẩn bị và kịch bản chương trình tất niên, gala dinner hay chào xuân là vô cùng quan trọng. Việc lập kế hoạch chuẩn bị thường được xác định thường được xác định trước khi diễn ra sự kiện hơn một tháng.

Bạn cần xác định tổ chức tiệc tất niên hay Gala dinner cho công ty trong khoảng bao nhiêu người (tổ chức tiệc tất niên cho khoảng 50 người trong công ty hay tổ chức tiệc tất niên cho 100-200 người bao gồm cả đối tác và khách hàng, cán bộ công nhân viên hoặc hơn. Quý khách hàng cũng có thể tổ chức tiệc tất niên kết hợp tri ân khách hàng.

Sau khi xác định được số lượng người tham gia, việc tiếp theo là lựa chọn địa điểm tổ chức  tiệc tất niên cuối năm hay tiệc chào xuân để phù hợp nhất. Thông thường một chương trình tiệc tất niên ngoài phần lễ sẽ có phần tiệc nên việc lựa chọn địa điểm tốt nhất là nhà hàng, khách sạn và những địa điểm có không gian rộng, địa điểm tổ chức ngoài trời hoặc tổ chức tất niên ngay tại công ty nếu công ty bạn đủ rộng. Khi có địa điểm và số lượng người tham dự bạn cần lên kế hoạch và kịch bản cụ thể.

Xây dựng kịch bản tổ chức chương trình tiệc tất niên cuối năm chi tiết.

Một sự kiện bất kì có thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào ý tưởng kịch bản chương trình, sự kiện tất niên hay Gala dinner, chào xuân cho công ty doanh nghiệp cũng vậy. Để lên được kịch bản chương trình tiệc cuối năm, bạn cần xác định được chủ đề chương trình, đối tượng tham gia để xây dựng một cách hợp lý nhất.

Lựa chọn chủ đề buổi tiệc tất niên hay Year end party cho công ty.

Bạn có thể lựa chọn theo văn hóa, phong cách của công ty để xây dựng và trang trí theo đúng chủ đề đó. Bạn có thể trang trí tông màu của buổi tiệc theo đúng tong màu của công ty, doanh nghiệp hoặc set up các booth chụp ảnh để mọi người tham gia buổi tiệc check in khi đến. Thiết kế booth chụp ảnh hoặc background dựa trên chủ đề hoặc các ý tưởng trên sản phẩm công ty cung cấp…

Đối tượng người tham gia dự tiệc tất niên cũng rất quan trọng trong việc xây dựng chương trình. Bạn phải xây dựng kịch bản tiệc tất niên phù hợp với độ tuổi và giới tính của người đến tham dự. Công ty toàn người trung niên bạn không thể nào lại đưa một tiết mục như quẩy DJ vào được.

Thông thường một chương trình tất niên hay chào xuân sẽ bao gồm các phần cơ bản như phần lễ và phần tiệc, giao lưu. Phần lễ ban lãnh đạo công ty lên phát biểu tổng kết, phần giao lưu sẽ là một số tiết mục nghệ thuật từ các nghệ sĩ như: ảo thuật, xiếc, nhóm múa, nhóm nhảy… và một số tiết mục cây nhà lá vườn. Phần giao lưu bạn cũng có thể tổ chức team building tiệc tất niên để tăng thêm phần sôi động và gắn kết cho các thành viên trong công ty.

Chi phí tổ chức tiệc cuối năm

Sau khi đã xác định được kịch bản tổ chức chương trình, bạn cần lên dự trù kinh phí cho tiệc cuối năm. Thông thường chi phí để tổ chức year party sẽ dao động trong khoảng 300 – 500 đồng/người hoặc có thể nhiều hơn phụ thuộc vào quy mô chương trình lớn hay nhỏ. Chi phí cho chương trình tiệc tất niên thường bao gồm các chi phí sau:

·       Chi phí thuê địa điểm, nhà hàng tổ chức tiệc cuối năm (nếu tổ chức và đặt tiệc tại nhà hàng hoặc các trung tâm sự kiện thì chi phí này quý khách thường không phỉa trả).

·       Chi phí thuê âm thanh,ánh sáng sân khấu tổ chức tiệc tất niên liên hoan cho công ty (tùy thuộc vào quy mô chương trình mà lựa chọn gói âm thanh, ánh sáng cho phù hợp).

·       Chi phí ăn uống trong họp mặt tất niên, bạn có thể lựa chọn ăn tiệc tất niên theo set menu, ăn tiệc buffe hoặc lựa chọn ăn tiệc BBQ cuối năm cũng là một ý tưởng phù hợp.

·       Chi phí nhân sự phục vụ chương trình:

·       Một chương trình tất niên hay bất kì sự kiện nào khác, MC sự kiện đóng vai trò vô cùng quan trọng, MC tiệc tất niên là người thắp lửa cho buổi tiệc, gắn kết các thành viên trong công ty lại với nhau. Ngoài MC có thể góp mặt của các ảo thuật gia, các ca sĩ, dancer…làm phong phú nội dung chương trình. Để chương trình độc đáo hơn, bạn có thể thuê đội ngũ PG. lễ tân đón khách đầu chương trình, hướng dẫn khách đến vị trí check in và hỗ trợ trong phần trò chơi team building giao lưu. Quý khách hàng cũng có thể thuê thêm thợ quay phim, chụp ảnh để ghi lại những khoảnh khắc đáng nhớ trong tiệc tất niên.

Vậy làm thế nào để tổ chức được một buổi tiệc tất niên đáng nhớ?

Nếu bạn được sếp giao nhiệm vụ tổ chức tiệc tất niên cho công ty thì hãy bình tĩnh làm theo những bước trên. Nếu bạn quá bận rộn và sợ không được chuyên nghiệp thì hãy để đội ngũ nhân viên chúng tôi hỗ trợ tư vấn về chương trình, kịch bản tổ chức. Việc thuê một công ty sự kiện trọn gói tiệc tất niên hay tiệc chào xuân sẽ tiết kiệm chi phí và chuyên nghiệp hơn so với việc tự tổ chức rất nhiều.